Alapvető különbség, hogy a számlamenedzsment a lejárt kintlévőségek megelőzését segíti elő, illetve kis késedelmű ügyek kezelésében nyújt segítséget. A számla útjának, sorsának nyomon követésével javul a vevő fizetési hajlandósága, illetve az esetleges vevő reklamációk korai feltárásával a felek közötti konstruktív együttműködésben segít.

A követeléskezelés, mint ahogy a kifejezés is jelezi a már felmerült, sok esetben akutnak mondható problémák megoldását, illetve a késedelem függvényében a követelés érvényesítésének jogi és anyagi lehetőségeinek feltárását jelenti. A lejárt követeléseknél a kommunikáció mindig nehezebb, sőt nehézkesebb, eredményessége pedig bizonytalanabb.

A kis- és középvállalkozásoktól egészen a nagyobb gazdálkodó szervezetekig mindenkinek szüksége van rá. Akár kicsi, akár nagy egy vállalkozás a költség- és az erőforrás optimalizálás minden vállalkozásnak fontos.

A számlaforgalom kezelése, a cash-flow biztosítása és a vevőkör kontrollja nélkül egy vállalkozás sem tud hosszútávon biztonságosan működni.

Mindennek az alapja az emberi tulajdonságokat figyelembe vevő kommunikáció. Emberek vagyunk, az is, aki tartozik és az is, aki szeretne a pénzéhez jutni és mi is, akik ehhez segítséget nyújtunk.

A vevőmenedzsment egyben a minőségi vevő-kapcsolattartást is jelenti, hiszen a vevők határidőig történő fizetési hajlandóságát kell elérni, és azt fenntartani. A problémákat időben fel kell tárni és a mindkét fél számára elfogadható megoldást, mielőbb megtalálni.

Emberi tulajdonság, hogy mindenki azt a kötelezettséget teljesíti, amelyikhez érdeke fűződik, vagy azt, amelyiket többször kéri tőle, vagy kéri számon rajta valaki. Így viselkednek a vevők is.

A kulcs a gyors kapcsolatfelvételben, a következetességben és az állhatatosságban rejlik. Ezt kiegészíti a késedelemre felszámított késedelmi kamat közlése, és tényleges érvényesítése is.

Amennyiben van előfizetési kedvezmény, úgy ennek nyomatékos és folyamatos kommunikációját is elvégzi a számlamenedzsment.

Alapvető probléma, hogy a vállalkozásoknál a számlakezelés és a követelésérvényesítés feladatköre mindenkinek és egyben senkinek se a feladata.

A könyvelésnek nem lehet a feladata a vevőkontroll, azaz a cégbírósági információk figyelése, és a lejárt számlák vevőinek hívogatása.

Az értékesítés nem lehet egyben követeléskezelő is (direkt nem használom a behajtó szót). A pénztermelés folyamatában (áru> eladás> számlázás> vevő fizetés> tényleges értékesítés) nem lehet visszafordítani az irányt, pl. ha a vevő nem teljesít, akkor azt oldja meg az értékesítés.

Fontos azonban, hogy az értékesítő kapjon visszacsatolást a vevőjéről (vevőkontroll) és annak teljesíti szokásairól, illetve nem teljesítéséről.

Nem szerencsés azonban az sem, ha az ügyvezető maga vállalja fel ezt a feladatot, mivel neki a jövővel kell foglalkoznia és nem az eladott áruk ellenértéke után futnia. Ha ő konfrontálódik a vevővel, akkor az, biztos a kapcsolat megromlásához fog vezetni. Ha házon belül “megoldják” ezt a feladatot, akkor sem lehet a harmadik félként történő kapcsolattartásból adódó előnyöket kihasználni, mellyel a konfliktusok jobban kezelhetőek, sőt sok esetben meg is előzhetőek.

Miért éri meg megbízást adni lejárt számlák kezelésére?

Akinek lejárt számlája vannak, annak már vesztesége is van, függetlenül attól, hogy a számla később megtérül. A cég működését veszélyeztető nagyobb bajok és a bizonytalan kimenetelű, hosszú jogi procedúrákból adódó többlet költségek elkerülése érdekében, mindenképpen érdemes a sikerdíjas konstrukcióban nyújtott szolgáltatást igénybe venni.